컨벤션 유형과 공간 선택 기준
컨벤션은 회의에서 전시까지 다양한 목적을 포괄한다. 작은 기업 교육형은 기업연수원 스타일, 도심 미팅은 강남역회의실 같은 회의실, 결혼식 관련 행사는 강남웨딩홀이나 판교예식장처럼 특화된 공간, 대규모 홍보는 전시회대여를 통해 진행한다. 공간 선택의 첫 단계는 목적과 참석자 규모 정의다. 참석자 수와 동선, 장비 수요를 기준으로 실내 면적과 배치 가능성을 따져야 한다. 교통 접근성과 주차, 숙박 연계 가능성은 참석률에 직접 영향을 준다. 다음으로 음향·조명·전력 등 기술적 요구사항을 점검한다. 특히 전시형 행사나 대형 컨퍼런스는 전력 허용치와 하중을 확인해야 하며, 강의 중심 행사는 무대 시야와 음향 반사도를 우선적으로 확인한다. 계약 전에는 실측 사진과 평면도를 확보해 현장과 비교하는 습관을 들이면 날짜가 다가왔을 때 발생하는 리스크를 줄일 수 있다.
장소별 비용 구조와 예약 체크리스트
컨벤션 비용은 기본 대관료 외에 장비 임대, 스태프 인건비, 케이터링, 보안, 청소비 등 항목별로 발생한다. 평균적으로 대관 보증금은 총비용의 10~30% 수준이며, 주말·성수기 요금은 평일 대비 20~50% 높을 수 있다. 전시회대여의 경우 부스 설치비와 전력 사용료가 큰 비중을 차지한다. 실전 체크리스트는 시점별로 나누면 유용하다. 6개월 전에는 예산 설정과 주요 날짜 고정, 3개월 전에는 계약서 검토와 기본 설비 확정, 1개월 전에는 이동 동선과 안전대책, 1주일 전에는 최종 리허설과 스태프 브리핑을 완료하라. 계약서에는 취소 수수료, 연기 규정, 보험 책임 소재를 명확히 적어 분쟁을 예방해야 한다. 예약 시 대체 날짜와 환불 규정, 장비 고장 시 대체 장비 제공 여부를 반드시 확인하라. 강남역회의실처럼 도시 중심부 장소는 교통 편의가 좋지만 비용과 예약 경쟁이 치열하므로 조기 예약 전략이 효과적이다.
행사 운영 팁과 현장 대응 시나리오
행사 당일 안정적인 운영은 사전 준비에서 결정된다. 현장 배치도와 책임자 연락망을 명확히 하고, 리허설에서 음향·발표자 동선·비상탈출 경로를 검증하라. 등록대 흐름을 2개 이상으로 분리하거나 QR 체크인과 현장 스태프를 병행하면 대기 시간이 줄어든다. 비상 시나리오별 대응도 표준화해 두자. AV 장애는 예비 마이크와 노트북, HDMI 케이블을 준비해 즉시 교체하고, 발표자 불참은 사전 녹화본이나 패널 토론으로 전환하는 시나리오를 마련한다. 야외 행사가 포함되면 우천 대비 실내 대체 공간과 우산·단열장비 확보 계획을 세워야 한다. 결혼식이나 피로연이 포함된 행사에서는 강남웨딩홀이나 판교예식장 사례처럼 장소별 규정(음향 허용 시간, 반입 음식 제한 등)을 사전에 숙지하고 공급업체와 역할 분담을 명확히 한다. 마지막으로 당일 타임라인을 5분 단위로 쪼개어 체크리스트를 작성하면 예상치 못한 상황에서도 우선순위를 빠르게 판단할 수 있다.